УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования -
г. Новомосковск и Новомосковский район
Н.Н. Минаков
07.08.1998
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ В НОВОМОСКОВСКОЙ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
АДМИНИСТРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Официальными распорядительными документами Новомосковской
муниципальной администрации (далее - Администрация) являются в
установленном порядке оформленные правовые акты Главы
муниципального образования (далее по тексту - Глава) и должностных
лиц Администрации.
1.2. Глава принимает правовые акты нормативного характера -
постановления и правовые акты ненормативного характера -
распоряжения.
1.3. Заместители главы в пределах своей компетенции издают
распоряжения - правовые акты по вопросам своей деятельности и
деятельности подведомственных предприятий и учреждений.
1.4. Руководители территориальных органов Администрации в
пределах своей компетенции в соответствии с действующим
законодательством издают постановления и распоряжения - правовые
акты по вопросам своей деятельности и деятельности
подведомственных предприятий и учреждений.
1.5. Руководители отраслевых органов Администрации в пределах
своей компетенции издают распоряжения - правовые акты по вопросам
своей деятельности и деятельности подведомственных предприятий и
учреждений.
1.6. Правовые акты Главы, руководителей территориальных органов
Администрации, изданные в пределах их полномочий, обязательны для
исполнения юридическими и физическими лицами, осуществляющими
деятельность на территории муниципального образования, и
гражданами.
Правовые акты Главы, заместителей Главы, руководителей органов
Администрации, изданные в пределах их полномочий, обязательны для
исполнения соответствующими работниками Администрации, а также
подведомственными муниципальными предприятиями и учреждениями.
1.7. Постановления Главы принимаются, как правило, по наиболее
важным вопросам жизнеобеспечения муниципального образования во
всех случаях, когда необходимо принять решение Главы нормативного
характера, т.е. предписания, рассчитанные на постоянное или
многократное действие.
Распоряжения принимаются по оперативным, организационным,
кадровым и другим текущим вопросам деятельности Администрации.
1.8. Постановления, распоряжения должны основываться на
реальных возможностях их исполнения и содержать указания на
организационные, финансово - экономические и иные средства
обеспечения выполнения содержащихся в них поручений.
2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Подготовка проектов распорядительных документов
осуществляется в соответствии с перспективным и текущими планами
работы Администрации, а вне планов - по указанию Главы,
заместителей Главы, а также по инициативе руководителей
структурных подразделений.
2.2. Не допускается подготовка проектов повторных постановлений
и распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев,
когда необходимость принятия нового постановления продиктована
существенными изменениями обстоятельств).
2.3. Ответственность за содержание текстов и качество
подготовки проектов постановлений и распоряжений, их согласование
с заинтересованными сторонами несут руководители структурных
подразделений Администрации, вносящие документы.
3. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Проект распорядительного документа печатается на бланках
установленной формы (Приложения 1, 2) и имеет следующие
обязательные реквизиты:
- дату регистрации (заполняется после принятия);
- номер документа (заполняется после принятия);
- заголовок документа;
- текст документа;
- наименование должности, инициалы и фамилия подписавшего
документ руководителя Администрации
- номер бланка (идентификатор структурного подразделения при
использовании электронного бланка).
3.2. Проект распорядительного документа должен содержать:
- точное наименование организаций - исполнителей, фамилии
руководителей и сроки выполнения распорядительного документа;
- поручение о контроле (как правило, контроль за исполнением
распорядительных документов Главы возлагается на одного или
нескольких заместителей Главы в соответствии с распределением
обязанностей);
- пункт о признании утратившими силу предшествовавших
распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь
принимаемый документ исключает действие ранее принятых;
- пункт о снятии с контроля распорядительного документа в
случае его выполнения или когда новый документ принят взамен ранее
принятого.
3.3. Размер постановлений, распоряжений не должен превышать 1-3
страниц машинописного текста, отпечатанного через полтора
интервала, справок и записок - 3-5 страниц.
3.4. Проекты постановлений, распоряжений должны иметь
идентичные заголовки, расположенные по центру бланка, раскрывающие
основное содержание вопроса, ясно сформулированные и обоснованные
цели и задачи, излагаться кратко, последовательно.
Заголовок должен в краткой форме отражать содержание документа
и начинаться с предлога "О", "Об". (Например: "О введении...", "Об
утверждении...", "О внесении...", "О создании...", "О мерах...",
"Об итогах..." и т. п.). Точка в конце заголовка не ставится.
3.5. Во вступительной части кратко излагаются мотивы, цели
издания постановления, распоряжения. Распоряжение может не иметь
вступительной части.
3.6. В постановляющей, распорядительной части с
последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются
конкретные указания исполнителям о характере и содержании их
действий, указываются сроки исполнения.
3.7. Текст пунктов распорядительной части излагается в
повелительной форме ("Обязать", "Поручить" и т.п.).
3.8. В случаях, когда исполнителем является орган или
организация, не подчиненная Администрации, применяется
рекомендательная форма ("Предложить", "Рекомендовать" и т.п.).
3.9. При упоминании в документах правовых актов указываются
дата издания и точное наименование акта и органа, его издавшего.
3.10. При подготовке проекта документа во изменение или в
дополнение к ранее принятому в заголовке полностью указываются
дата, номер и полное название документа.
3.11. Последним пунктом в тексте постановления, распоряжения
указывается момент вступления в силу документа: с момента
опубликования или с момента принятия.
3.12. В случаях, когда постановлением, распоряжением
утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции,
планы и т.д.) либо к распоряжению приобщаются другие документы,
они указываются в тексте как приложение. Например:
"Утвердить мероприятия по пропуску паводковых вод в наиболее
опасных участках города и района согласно приложению".
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа документа отметку по следующей форме:
Приложение
к постановлению Главы
муниципального образования -
г. Новомосковск
и Новомосковский район
от 19.12.97 N 534
При наличии нескольких приложений к распорядительным документам
на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2
и т.д.
Приложения нумеруются арабскими цифрами и подписываются
руководителем аппарата. Знак "N" перед цифровым обозначением не
ставится.
3.13. Дата и номер распорядительного документа и приложения к
нему заполняются при регистрации документа в Отделе
делопроизводства.
3.14. Наименование структурного подразделения Администрации,
подготовившего документ, виза руководителя с датой визирования
располагаются ниже подписи Главы.
Фамилия и инициалы исполнителя, подготовившего документ, и
номер его служебного телефона располагается в левом нижнем углу
лицевой стороны последнего листа документа после подписей
согласования.
3.15. Согласование проекта распорядительного документа
оформляется визами, которые включают в себя данную подпись,
должность визирующего и дату визирования. Расшифровка подписи
(инициалы и фамилия) обязательна.
3.16. На последнем листе проекта постановления, распоряжения
Главы располагаются подписи согласования (визирование) в следующей
последовательности:
- первого заместителя Главы - муниципального управляющего;
- заместителя главы - руководителя аппарата (далее -
руководитель аппарата);
- заместителя Главы, в компетенции которого находится данный
вопрос;
- руководителей организаций, указанных в качестве исполнителей;
- председателя Комитета по правовым вопросам;
- заведующего Отделом делопроизводства.
Данные реквизиты могут располагаться на обороте последнего
листа документа с оставлением полей шириной 2,5 см с каждой
стороны листа.
3.17. Требования к составлению проектов распорядительных
документов заместителей Главы и руководителей структурных
подразделений Администрации определяются ими самостоятельно на
основе Инструкции по делопроизводству в Новомосковской
муниципальной администрации и настоящей Инструкции.
3.18. В случае, если проект постановления выносится на
рассмотрение Коллегии Администрации, то констатирующая часть
должна заканчиваться словами: "Рассмотрев данный вопрос на
заседании Коллегии Администрации, ПОСТАНОВЛЯЮ:...".
3.19. Подготовка текстов постановлений, распоряжений Главы и
приложений к ним производится структурными подразделениями
Администрации, вносящими проекты.
Пронумерованные бланки установленной формы для оформления
постановлений и распоряжений, а также карточки контроля подготовки
и рассылки документов структурные подразделения Администрации
получают в Отделе делопроизводства.
4. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформленные на бланке установленной формы проекты
постановлений и распоряжений подлежат согласованию в срок не более
7 дней. Ход прохождения согласования исполнитель отмечает на
проекте документа ниже текста и подписи Главы.
4.2. Проект постановления, распоряжения Главы проходит
согласование в следующем последовательности:
- руководитель структурного подразделения - разработчика
проекта документа;
- заведующий Отделом делопроизводства, который осуществляет
проверку соответствия проекта документа требованиям Инструкции по
делопроизводству и настоящей Инструкции (нормоконтроль);
- председатель Комитета по правовым вопросам, который
осуществляет проверку соответствия проекта документа требованиям
действующего законодательства (юридическая экспертиза);
- руководители организаций, указанных в качестве исполнителей;
- заместитель Главы, в компетенции которого находится данный
вопрос;
- первый заместитель Главы - муниципальный управляющий;
- руководитель аппарата.
4.3. Должностное лицо, которому направлен проект документа для
визирования, вправе либо завизировать его, либо отказаться от
визирования с указанием причин отказа.
В последнем случае замечания по проекту документа излагаются
должностным лицом на отдельном листе (лист разногласий). Лист
разногласий составляется в том случае, если исполнитель не
согласен внести в проект документа соответствующие изменения.
4.4. При отказе от визирования проекта документа заведующим
Отделом делопроизводства или председателем Комитета по правовым
вопросам исполнитель вправе либо доработать проект документа и
направить его на повторное визирование, либо обратиться к
руководителю аппарата за разрешением к дальнейшему прохождению
проекта документа в прежнем виде. В последнем случае при получении
всех остальных виз по согласованию с руководителем аппарата проект
документа может быть вынесен на рассмотрение Главы.
В случае отказа от визирования документа руководителями
организаций, указанных в качестве исполнителей, вопрос о вынесении
проекта документа без соответствующих изменений на рассмотрение
Главы согласуется с первым заместителем Главы - муниципальным
управляющим.
4.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути
документа изменений, не влечет за собой повторного визирования.
4.6. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение,
ответственный исполнитель должен заново согласовать проект
документа.
4.7. Порядок согласования распорядительных документов
заместителей Главы и руководителей структурных подразделений
Администрации определяется ими самостоятельно на основе настоящей
Инструкции.
5. ПОДПИСАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И РАССЫЛКА
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Согласованные проекты постановлений и распоряжений Главы
представляются Главе на подпись либо Отделом делопроизводства по
согласованию с руководителем аппарата через установленную в
Администрации систему документооборота, либо самим исполнителем
лично.
Исполнитель лично представляет проект постановления или
распоряжения Главы на подпись в случаях, установленных последним.
Как правило, этому предшествует обсуждение документа на совещании
аппарата Администрации.
5.2. Проект постановления, распоряжения Главы представляется на
подпись в 1 экземпляре с листом рассылки (Приложение 3).
Лист рассылки оформляется исполнителем с обязательным
согласованием с руководителем структурного подразделения.
В лист рассылки в обязательном порядке включаются структурные
подразделения Администрации, предприятия, организации и
учреждения, находящиеся на территории муниципального образования,
которые упоминаются и включены в проекты постановлений и
распоряжений как исполнители, заместители Главы, курирующие данное
направление.
5.3. Постановления и распоряжения Главы подписывает либо Глава,
либо лицо, официально его замещающее.
5.4. Подписанные Главой документы повторно поступают в Отдел
делопроизводства, где им присваивается номер и дата,
регистрируются в установленном порядке, передаются на размножение.
В изготовленных копиях документов подпись Главы не
воспроизводится. Подлинность документа заверяется печатью Отдела
делопроизводства.
5.5. Внесение каких-либо исправлений в подписанные
распорядительные документы запрещено.
5.6. Регистрация распорядительных документов проводится в
течение года в порядке возрастания регистрационных номеров.
5.7. Копии постановлений, распоряжений Главы рассылаются
согласно распределению на рассылку, составленному и подписанному
исполнителем документа. Ответственность за правильность
распределения на рассылку несет лицо, подготовившее документ. В
отдельных случаях адресатам рассылаются выписки из
распорядительных документов.
5.8. Постановления и распоряжения Главы, изменяющие или
дополняющие ранее принятые документы, направляются органам,
структурным подразделениям, организациям, которым они рассылались
ранее, или их правопреемникам.
Замена разосланных документов производится по указанию
руководителя аппарата.
5.9. Отправку распорядительных документов осуществляет Отдел
делопроизводства по рассылочному листу в 3-дневный срок, а по
срочным вопросам - в течение суток со дня подписания.
5.10. Порядок подписания, оформления, регистрации и рассылки
распорядительных документов заместителей Главы и руководителей
структурных подразделений Администрации определяется ими
самостоятельно на основе настоящей Инструкции.
6. ПРОСТАЯ И ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТИ
6.1. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности, ставится печать.
6.2. Перечень документов, на которые ставится печать,
определяется на основании действующих нормативных актов.
6.3. Простая печать может ставиться на копиях документов,
направляемых в другие учреждения, размноженных экземплярах
распорядительных документов при их рассылке, на справках,
подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан
(о месте работы, о заработной плате и т.д.).
6.4. Гербовая печать ставится на документах, где
воспроизведение оттиска гербовой печати специально
предусматривается нормативным актом, например, на трудовых
книжках, титульных листах. Кроме того, применение печати
необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и
юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование
денежных средств, материальных ценностей, а также на уставах
(положениях) учреждений, организаций, предприятий, доверенностях,
договорах, удостоверениях.
6.5. Гербовая печать хранится у руководителя аппарата и
ставится на документах им (или лицом, временно замещающим) только
лично.
Простая печать хранится у заведующего Отделом делопроизводства.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПОДГОТОВКУ ПРОЕКТОВ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Ответственность за содержание и качество подготовки
проектов распорядительных документов, а также соответствие
внесенным в проект изменениям и дополнениям возлагается на
должностных лиц Администрации, представивших проект на
утверждение.
7.2. Ответственность за соблюдение требований настоящей
Инструкции возлагается на заведующего Отделом делопроизводства.
8. ХРАНЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Дела для передачи в ведомственный архив оформляются в
Отделе делопроизводства подлинники постановлений и распоряжений
Главы вместе с приложениями, распределениями на рассылку,
карточками и другими материалами (пояснительные записки, личные
дела на жилье и т.п.)
8.2. Формирование исполненных распорядительных документов в
дело осуществляется в соответствии с номенклатурой дел в Отделе
делопроизводства.
8.3. Для использования распорядительных документов в справочных
целях одновременно с их оформлением на бумажном носителе в
установленном порядке формируются их электронные копии, которые
хранятся в Информационно-аналитическом управлении.
Заместитель главы
муниципального образования -
руководитель аппарата
Н.Н.ЕРЕМИНА
|
