УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования -
г. Новомосковск и Новомосковский район
Н.Н. Минаков
07.08.1998 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В НОВОМОСКОВСКОЙ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству Новомосковской
муниципальной администрации (далее - Администрация) является
нормативным документом, регламентирующим организацию
делопроизводства, создание и печатание документов, порядок работы
с документами несекретного характера, а также порядок контроля за
их рассмотрением и исполнением, составление номенклатур и
формирование дел, подготовку документов к их дальнейшему хранению.
К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых документов.
1.2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с
действующими государственными стандартами на организационно -
распорядительные документы, правилами и нормами, установленными
законодательством в части, относящейся к организации работы с
документами:
- Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и
службам документационного обеспечения от 31.07.97 N 273;
- Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента
Российской Федерации от 15.01.97 N 103;
- Основные правила работы ведомственных архивов (Москва, 1987);
- Унифицированная система организационно - распорядительной
документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ 6.30-97), а
также в соответствии с Регламентом Новомосковской муниципальной
администрации.
1.3. Положения настоящей инструкции распространяются на
организацию системы делопроизводства в Администрации и ее
структурных подразделениях.
1.4. Структурные подразделения Администрации могут
организовывать и вести делопроизводство на основании
самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других
нормативно - методических документов, если они не противоречат
настоящей Инструкции.
В этом случае инструкция по делопроизводству утверждается
руководителем подразделения.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение правил и порядка работы с документами возложена на
заместителя главы муниципального образования - руководителя
аппарата Администрации (далее - руководитель аппарата), а в
структурных подразделениях Администрации - на их руководителей.
1.6. Контроль за соблюдением порядка прохождения и исполнения
входящих и исходящих документов в Администрации, а также
распорядительных документов Главы муниципального образования и
Тульской областной администрации, соблюдением правил по
составлению и оформлению документов, определением номенклатуры
дел, выполнением машинописных работ согласно установленным
требованиям возлагается на заведующего Отделом делопроизводства и
осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства в приемной
Администрации возложена на Отдел делопроизводства, у заместителей
Главы - на их помощников.
Организация делопроизводства в структурных подразделениях
Администрации осуществляется ответственным за ведение
делопроизводства, назначенным руководителем структурного
подразделения.
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документы, разрабатываемые в Администрации, должны иметь
определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения в соответствии с ГОСТ 6.30-97 "Унифицированная
система организационно - распорядительной документации. Требования
к оформлению документов".
2.2. Документы должны оформляться на бланках утвержденного
образца, изготовленных типографским способом или сгенерированных
на компьютере в установленном порядке.
Макеты бланков документов разрабатываются в Отделе
делопроизводства и представляются на утверждение руководителю
аппарата. При разработке бланков должны быть соблюдены требования
действующих стандартов.
2.3. Бланки документов Администрации изготавливаются на бумаге
форматом А4 (210*297 мм), А5 (148*210 мм) и А6 (105*148 мм).
Изготовление бумажных бланков документов Администрации
обеспечивает Отдел хозяйственного обеспечения.
Электронные бланки документов изготавливаются Информационно -
аналитическим управлением и предоставляются пользователям в
установленном порядке.
В Администрации используются бланки следующих видов документов:
- постановления Главы муниципального образования (формат А4);
- распоряжения Главы муниципального образования (формат А4);
- распоряжения заместителей Главы муниципального образования
(формат А4);
- письма Главы, заместителей Главы муниципального образования
(формат А4, А5);
- резолюции Главы, заместителей главы муниципального
образования (формат А5, А6).
2.4. В территориальных органах Администрации используются
бланки следующих видов документов:
- постановления и распоряжения руководителя территориального
органа (формат А4);
- письма руководителя территориального органа (формат А4).
В отраслевых органах Администрации используются бланки
распоряжений руководителя и письма руководителя.
Изготовление и учет бланков документов осуществляется самим
органом Администрации по согласованию с руководителем аппарата.
2.5. Применение бланков обязательно при направлении документа в
другие организации. Использование ксерокопий бланков запрещается.
Для ведения внутренней переписки бланки не применяются.
Внутренней перепиской считается переписка между структурными
подразделениями Администрации.
2.6. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документа,
способствующие оперативному исполнению и последующему
использованию их в справочных целях.
2.7. Оформление обязательных реквизитов документа.
2.7.1. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую
силу документов, являются: наименование должностного лица
(структурного подразделения) - автора документа, название вида
документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст,
визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в
дело.
В процессе подготовки и оформления документов состав
обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,
если того требует назначение документа, его обработка.
2.7.2. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать
содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "О
чем?" Например: "О строительстве жилого дома". Допускается не
указывать заголовок к тексту на документе формата А5.
2.7.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является дата его подписания либо утверждения или составления.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: дату 1 апреля 1995 г. следует оформить - 01.04.95 г.
В текстах документов администрации, содержащих сведения
финансового характера, применяется словесно - цифровой способ
оформления дат.
Например: 1 апреля 1995 г.
2.7.4. На документах, выходящих из Администрации, в
обязательном порядке необходима ссылка на регистрационный номер и
дату поступившего документа.
2.7.5. Внутреннее согласование проекта документа оформляется
визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату
визирования. При этом должна быть указана должность визирующего.
Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.
Например:
Начальник подпись А.В.Светлов
N-го отдела 21.12.97 г.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая
отметка.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
Администрации, на лицевой стороне ниже подписи.
2.7.6. В состав реквизита "подпись" входит: наименование
должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее
расшифровка.
Например:
Заведующий
строительным
отделом Подпись Н.А. Сергеев
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности
лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе
комиссии:
Например:
Председатель комиссии Подпись А.Н.Петров
Члены комиссии Подписи К.П.Рязанов
Л.Д.Кирилов
2.7.7. При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. При подписании документа
несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на
одном уровне.
Все экземпляры документов, остающихся в делах Администрации, в
том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи
должностных лиц и визы согласования.
2.7.8. Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен
документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия
(исправления можно внести чернилами или машинописным способом,
например: "И.о.", "Зам."). Не допускается подписывать документы с
предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием
должности.
2.7.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении,
если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или,
при наличии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова "В
дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в
котором исполнен документ.
2.8. Оформление дополнительных реквизитов
2.8.1. Дополнительными реквизитами документа являются:
наименование структурного подразделения - автора документа,
резолюция, гриф утверждения, отметка о заверении копий, печать,
гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, адресат,
индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер
телефона (факса), фамилия исполнителя и номер его телефона (для
писем - обязательно), отметка об исполнении документа и
направлении его в дело, отметка о поступлении, ссылка на индекс и
дату входящего документа.
2.8.2. Наименование структурного подразделения указывается в
соответствии с утвержденной структурой, положением об этом
подразделении или другим нормативным актом, на основании которого
создается и функционирует данное подразделение.
2.8.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме
резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения,
срок исполнения. Резолюция подписывается руководителем и
датируется.
2.8.4. Особым способом введения документа и действие является
его утверждение. Утверждение документа производится посредством
грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного
документа.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу
с момента утверждения.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Если
документ издается отдельно от утверждающего распорядительного
документа, на нем проставляется гриф утверждения. Порядок
подготовки и оформления распорядительных документов в
Администрации определен соответствующей инструкцией. Если документ
утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения
состоит из следующих элементов: слово "Утверждаю", наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего
документ, дата утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы администрации
Подпись Л.К.Лавров
17.02.95
2.8.5. Заверение копии документа производится для придания ей
юридической силы.
Копии и выписки из документов должны быть оформлены в
соответствии с действующими требованиями. Копия является дословным
воспроизведением оригинала. На копии отсылаемого (исходящего)
оригинала документа проставляются дата и индекс оригинала. При
этом должны вноситься все исправления, сделанные при подписании
оригинала (кроме распорядительных документов Главы).
Выписка из документа должна дословно воспроизводить часть
текста документа. Реквизит "Наименование документа" заполняется
так: "Выписка из протокола". На месте других реквизитов
повторяются реквизиты копируемой части оригинала, в том числе
подписи, проставленные на оригинале.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим
полное соответствие подлиннику.
Например:
Верно.
Заведующий архивным
отделом Подпись А.И. Иванова
24.12.95
Заверительная подпись на копии документа должна удостоверяться
печатью.
2.8.6. Порядок по использованию простой и гербовой печатей
определен в Инструкции по подготовке и оформлению распорядительных
документов в Новомосковской муниципальной Администрации.
2.8.7. При наличии приложений к документам информационного
характера (письмам, справкам, актам и т.д.) под текстом основного
документа (до реквизита "Подпись") отдельным реквизитом помещается
отметка о наличии приложения. При наличии нескольких приложений к
документам на них проставляются порядковые номера: Приложение 1,
Приложение 2 и т.д. Знак "N" перед цифровым обозначением не
ставится.
Сведения о наличии приложений к документам оформляются в
следующем порядке. Если документ имеет приложения, полное
наименование которых производится в тексте, то отметка о наличии
приложения оформляется по форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить после текста с указанием
количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров,
Например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому
учебному году на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по
следующей форме:
Приложение: Заключение Постоянной комиссии
по здравоохранению 25.04-90 N 15 и
приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
2.8.8. При адресовании документов необходимо соблюдать
следующие правила:
Документы адресуют в организации, структурные подразделения или
конкретному должностному лицу.
Наименование организации и структурное подразделение
указываются в именительном падеже, например:
Акционерное общество
"Спартак"
Отдел кадров
Акционерное общество
"Спартак"
Начальнику производственно -
технического отдела
Иванову И.Т.
При адресовании документа руководителю организации наименование
организации входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
акционерного общества
"Спартак"
Вейсману Е.М.
Наименование должностей в реквизите "Адресат" не сокращается.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то
их следует указывать обобщенно, например:
Главам сельских администраций
Новомосковского муниципального
образования
2.8.9. При направлении документа в один адрес документ
готовится в трех экземплярах. Первый экземпляр печатается на
бланке, подписывается руководителем и направляется адресату,
второй и третий экземпляры печатаются не на бланках. При этом
второй экземпляр, подписанный руководителем, подшивается в дело в
приемной, готовившей документ, а третий - остается у исполнителей.
2.8.10. Документ не должен содержать больше четырех адресатов.
Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого
адресата не указывается: каждый экземпляр должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
проставляется только один адресат.
2.8.11. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый
адрес. Он обязательно должен быть указан, если документ посылается
по почте и не известен Отделу делопроизводства, осуществляющему
отправку корреспонденции.
Почтовый адрес в данном случае указывается под наименованием
адресата, например:
Редакция газеты "Труд"
103792 Москва, К-6,
Настасьинский пер., 4.
При адресовании документа частному лицу первым указывается
почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
198043 Санкт - Петербург,
пр. Ветеранов, дом 48,
корп. 1, кв.5
Сидорову Л.К.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
органы государственной власти и управления, а также постоянным
корреспондентам. В этих случаях целесообразно применять конверты с
заранее напечатанными адресами.
2.8.12. Полный почтовый адрес включает следующие реквизиты в
указанной последовательности: индекс предприятия связи, область,
город, улица, номер дома, номер корпуса, номер квартиры.
При печатании реквизита "Адресат": наименование предприятия,
учреждения, организации; наименование структурного подразделения;
должность, фамилия и инициалы должностного лица; почтовый адрес.
Каждая составная часть его должна начинаться с новой строки. В
конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки
препинания не ставятся, в середине строк сохраняются. Перенос слов
не рекомендуется.
Наименование должности допускается сокращать только в тексте
документа. В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не
допускаются. Инициалы располагаются перед фамилией (в тексте, в
реквизите "Подпись"). При перечислении фамилий в порядке алфавита
в протоколах, выписках инициалы следует располагать после фамилий.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций
должно соответствовать сокращениям, установленным положениями,
уставами. В текстах распорядительных документов наименование
организаций - исполнителей следует расшифровать.
2.8.13. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает
фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается
на лицевой стороне последнего листа документа.
Если документ напечатан не исполнителем, а техническим
работником, ниже фамилии исполнителя документа и номера его
телефона указывается индекс машинистки (первые буквы имени и
фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания),
например:
В.А. Зотов 6-35-89
ШР 10- 11.12.95
2.9. Составление текстов документов
2.9.1. Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно,
кратко, грамотно в соответствии с правилами орфографии и
пунктуации, в официально - деловом стиле. Содержание должно быть
увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты распорядительных документов и писем состоят, как
правило, из двух частей: в первой части указываются основания или
причины составления документа, во второй - излагаются решения,
распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой
ее части указывается основание или причина создания документа, во
второй - решение, распоряжение, просьба.
Если же содержание документа (письма) не нуждается в пояснении
и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть -
просьбу без пояснения.
2.9.2. В распорядительных документах администрации
(постановление, распоряжение), а также в документах, адресованных
руководству (заявление, докладная записка, объяснительная
записка), используются формы изложения текста от первого лица
единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).
В распорядительных документах организаций, издаваемых на
принципах коллегиальности (решения), используется форма изложения
текста от третьего лица единственного числа (решил, предлагает).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего
лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
устав, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание,
подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения
(акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма
изложения от третьего лица единственного или множественного числа
(главный инженер имеет право; комиссия установила; институт
разработал; в состав производственного объединения входят...).
В переписке используется форма изложения текста от первого лица
множественного числа (считаем целесообразным включить в план,
направляем заключение).
2.9.3. Текст сложных по содержанию документов (положение,
устав, инструкция и др.) делится на разделы, подразделы, пункты и
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В номер подраздела
включается номер раздела, в номер пункта - номера раздела и
подраздела.
Документальная терминология должна соответствовать
терминологии, установленной законодательными и другими
нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны
адресату, а применение их в тексте документа необходимо, должны
быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного
употребления иностранных слов.
В документах допускаются общепринятые сокращения, установленные
действующими правилами орфографии, стандартами. Допускаются
общепринятые сокращения и аббревиатуры наименований высших и
местных органов власти.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами в администрации и ее
структурных подразделениях включает организацию рационального
документооборота и контроль исполнения документов. Движение
документов с момента их получения или создания до завершения
исполнения, отправки или направления в дело образует
документооборот Администрации.
3.1. Прием и регистрация документов
3.1.1. Прием и регистрация корреспонденции осуществляется
работниками Отдела делопроизводства, а поступившей непосредственно
в структурные подразделения Администрации - ответственными за
делопроизводство работниками.
3.1.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности.
3.1.3. Все конверты с поступившими документами вскрываются. При
вскрытии конвертов проверяется наличие документов, а также наличие
удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае
обнаружения недостачи документы возвращаются отправителю с
указанием причин возврата или направляются по предназначению.
Пакеты с пометкой "Лично", "Только лично" учитываются и передаются
адресатам в закрытом виде.
3.1.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также
в выходные и праздничные дни, принимается дежурными Администрации
с последующей передачей в Отдел делопроизводства не позднее 9.00
следующего рабочего дня.
3.1.5. Доставка документов в Администрации осуществляется
Отделом делопроизводства Администрации.
3.1.6. Регистрация документов - это фиксация факта их
поступления в Администрацию путем проставления на документе даты и
регистрационного индекса с последующей записью необходимых
сведений о документах.
3.1.7. Корреспонденция, поступающая в Администрацию,
регистрируется централизованно в Отделе делопроизводства.
Регистрация документов, поступивших в Администрацию, ведется в
соответствующих компьютерных базах данных.
3.1.8. Распорядительные документы Губернатора, администрации
Тульской области, правовые акты Тульской областной Думы и
Муниципального Совета регистрируются в отдельных журналах и
направляются непосредственно Главе.
3.1.9. В случае, если документ направлен в Администрацию без
конкретного адресата, а решение вопроса в нем не относится к
компетенции Администрации, такой документ не подлежит регистрации,
а направляется обратно или тому должностному лицу, в чью
компетенцию входит решение вопроса.
3.1.10. Прием (передача) телеграмм, телефонограмм, адресованных
Главе, заместителям Главы, производится секретарем Главы или
дежурными Администрации с регистрацией их в специальных журналах.
Факсы и сообщения по РКС регистрируются так же, как служебные
документы.
3.1.11. Не подлежат регистрации статистические сборники
(сведения), бухгалтерские документы, информационные материалы,
присланные для сведения, повестки дня совещаний, проводимых в
Администрации, книги, газеты, журналы и другие периодические
издания, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные
билеты, графики, наряды, заявки, разнарядки, прейскуранты цен,
учебные планы и программы, различного рода отчеты и другая
документация по определению руководителя аппарата.
3.1.12. На все входящие документы оформляются контрольные листы
с проставлением регистрационных реквизитов: порядковый номер в
пределах календарного года, дата.
3.1.13. Повторным служебным документам присваивается входящий
номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же
вопросу из одной организации в течение года, считая от даты
первичной регистрации.
3.1.14. По всем повторным документам, при необходимости,
подбираются дела (переписка), которые вместе с поступившим
документом направляются исполнителю.
3.2. Порядок прохождения и сроки рассмотрения документов.
3.2.1. Зарегистрированные документы представляются на
рассмотрение Главе, заместителям Главы согласно функциональным
обязанностям.
3.2.2. Срочная корреспонденция - правительственные телеграммы,
сообщения о чрезвычайных происшествиях, стихийных бедствиях и
другие мероприятия, требующие оперативного решения доставляется по
назначению немедленно.
3.2.3. Рассмотрение документа руководителями проводится
ежедневно, но не более 3 дней с момента его регистрации.
3.2.4. На обращения представительных органов или депутатов
ответ дается в сроки, установленные законодательством.
3.2.5. Результаты рассмотрения документов руководителями
отражаются в резолюциях. При наличии в резолюции нескольких
исполнителей ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым.
3.2.6. Отдельные документы могут иметь несколько резолюций
(одного или нескольких руководителей). В них должен
конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его
исполнения и исполнитель.
3.2.7. Документы, рассмотренные Главой, заместителями Главы,
направляются в соответствии с резолюцией на исполнение в
структурные подразделения через Отдел делопроизводства. При этом
прохождение документа фиксируется в соответствующих базах данных.
3.2.8. Срок исполнения документов, поступивших в Администрацию,
не должен превышать 15 дней со дня регистрации (если в резолюции
не указан другой срок исполнения).
3.2.9. Сроки исполнения служебных документов могут изменяться
руководителями или органами, их установившими.
3.3. Порядок работы с документами в структурных подразделениях
Администрации.
3.3.1. Ответственность за учет, сохранность и своевременное
прохождение документов возлагается на руководителя структурного
подразделения, который назначает ответственного работника за
ведение делопроизводства.
3.3.2. Поступившие в структурные подразделения документы
учитываются в соответствии с порядком регистрации, учета и
прохождения документов в Администрации.
3.3.3. Документы, поступившие в структурные подразделения с
поручением подготовить проект ответа или дать ответ (справку)
Главе, заместителю Главы, должны исполняться в срок, указанный в
поручении.
Срок исполнения этих документов исчисляется от даты регистрации
документа в Администрации. При указании срока исполнения в днях
отсчет ведется от даты подписания поручения.
3.3.4. В случае, когда исполнение поручения руководителя по
данному документу в указанные сроки не представляется возможным,
необходимо решить вопрос о продлении срока исполнения. При этом
исполнитель должен обосновать необходимость переноса срока
исполнения с указанием причин.
3.4. Организация контроля за исполнением документов
3.4.1. Необходимость контроля за исполнением документа
определяется Главой, заместителями Главы.
3.4.2. Общий контроль за сроками исполнения ведется по всем
зарегистрированным документам.
На особый контроль берется исполнение документов органов
государственной власти и управления.
3.4.3. Заместители Главы, руководители структурных
подразделений Администрации несут персональную ответственность за
исполнение документов.
3.4.4. Организация контроля за исполнением документов,
поставленных на контроль, возложена на Отдел делопроизводства.
3.4.5. Контроль за исполнением документов структурными
подразделениями, курируемыми заместителями Главы, осуществляют их
помощники.
3.4.6. Копия документа, взятого на контроль, направляется
помощнику Главы, заместителя Главы. Оригинал остается в Отделе
делопроизводства.
Отдел делопроизводства не позднее 5 дней до истечения срока
регулярно напоминает помощникам о сроках выполнения документов.
3.4.7. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким
исполнителям, специалисты Отдела делопроизводства производят
копирование документа и направляют его всем исполнителям,
указанным в резолюции. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до
истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю
справки, проекты и другие материалы в форме, устраивающей
ответственного исполнителя. Особое мнение кого-либо из
соисполнителей отражается отдельно в справке.
Ответственным за исполнение документа является исполнитель,
указанный в резолюции Главы, заместителя Главы первым.
3.4.8. При подготовке ответа по существу поставленных вопросов
необходимо обратить особое внимание на недопустимость в
представляемых документах:
- взаимоисключающей по содержанию информации;
- формального подхода к решению поставленной задачи;
- отсутствия аргументов, позволяющих руководству Администрации
сделать выбор оптимального варианта (при внесении предложений с
несколькими вариантами решений поставленной задачи);
- отсутствия информации о мерах, принятых с целью не допустить
повторения выявленных недостатков.
3.4.9. Ответы в вышестоящие органы имеют право подписывать
Глава и заместители Главы в соответствии с функциональными
обязанностями.
3.4.10. Ответы, подготовленные структурными подразделениями
Администрации по поручению Главы, заместителей Главы, готовятся в
письменном виде и направляются в Отдел делопроизводства (по месту
первичной регистрации) в целях осуществления контроля за ходом их
исполнения.
3.4.11. Снятие документов с контроля производится после их
полного исполнения и проверки качества исполнения. Свидетельством
исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа
или справки об исполнении.
3.4.12. Снять документ с контроля может только руководитель,
определивший необходимость контроля.
3.4.13. Исполненный документ должен содержать отметку об
исполнении и направлении документа в дело.
3.4.14. Отдел делопроизводства систематически анализирует
состояние выполнения документов структурными подразделениями
Администрации.
3.4.15. Обобщенная информация ежемесячно готовится главным
специалистом Отдела делопроизводства и представляется руководителю
аппарата.
3.5. Порядок прохождения исходящих документов
3.5.1. Исходящая корреспонденция отправляется централизованно
Отделом делопроизводства в день поступления от исполнителей с
регистрацией в журнале.
3.5.2. Документы, поступающие в Отдел делопроизводства для
отправки, должны быть подписаны руководителем, оформлены в
соответствии с установленными требованиями.
3.5.3. Исходящая корреспонденция перед отправкой регистрируется
в журнале, сортируется, проверяется правильность адресования и
наличие приложений, вкладывается в конверт и маркируется.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
3.6. Выполнение машинописных и множительных работ
3.6.1. Выполнение печатных работ в Администрации как правило
осуществляется самими исполнителями документов. В других случаях
печатание документов осуществляют работники машинописного бюро
Отдела делопроизводства и помощники Главы и заместителей Главы.
В машбюро Отдела делопроизводства печатанию подлежат документы:
проекты постановлений и распоряжений Главы, заместителей Главы,
служебные письма, доклады, выступления и другие служебные
документы Администрации. Материалы принимаются с визой
соответствующего руководителя. В первоочередном порядке
исполняются документы для Главы, заместителей Главы. Выполненные
работы по печатанию регистрируются в специальном журнале.
Выдачу бланков постановлений, распоряжений, писем и их учет
осуществляет Отдел делопроизводства.
3.6.2. Размножение служебных документов осуществляется как
правило в структурных подразделениях Администрации в порядке,
установленном руководителем. В других случаях размножение
служебных документов осуществляет Отдел делопроизводства.
Документы на размножение принимаются Отделом делопроизводства
по заказу руководителя структурного подразделения с отметкой о
формате бланка, количестве экземпляров и сроке исполнения.
В отдельных случаях, при необходимости срочного размножения
документов, очередность определяется руководителем Отдела
делопроизводства.
Качество исполненных документов, представляемых на размножение,
должно соответствовать установленным требованиям.
4. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ
4.1. Основные требования к составлению номенклатуры дел.
4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков
их хранения, оформления в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и индексации дел, определения
сроков их хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом в
делопроизводстве и служит основой для составления описей дел
постоянного хранения и по личному составу, используется для учета
дел временного срока хранения.
4.1.2. Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько
она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их
учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при
направлении документов в дела.
4.1.3. Работа по составлению номенклатуры дел в Администрации и
ее структурных подразделениях координируется Отделом
делопроизводства.
Номенклатура дел Администрации и ее структурных подразделений
составляется по структурному признаку.
Составление номенклатуры включает изучение организационной
структуры и направлений деятельности, а также комплекса
документов, на основании которых будут формироваться наименования
дел и определяться принципы их формирования.
4.1.4. В номенклатуру дел структурного подразделения входят все
дела и документы, образующиеся в процессе его деятельности, в том
числе:
- неоконченные делопроизводством дела, которые поступили из
других организаций для продолжения;
- справочные картотеки к документам;
- дела по вопросам, решение которых длится более одного года
(переходящие дела). Эти дела вносятся в номенклатуру каждого года
на протяжении всего срока решения вопроса;
- дела, не предусмотренные номенклатурой, т.е. образовавшиеся
после начала года в результате появления новых вопросов
деятельности Администрации, подлежащих документированию. Для
размещения таких дел в номенклатуре предусматривается несколько
резервных строк и номеров.
4.1.5. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
4.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
ответственным за делопроизводство при методической помощи Отдела
делопроизводства и подписывается руководителем структурного
подразделения. Ответственность за составление номенклатуры дел
несет руководитель структурного подразделения.
4.1.7. На основе номенклатур дел структурных подразделений
Отделом делопроизводства составляется сводная номенклатура дел
Администрации города по установленной форме.
4.1.8. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел
Администрации, должно иметь определенный индекс, состоящий из
обозначения структурного подразделения и номера дела.
4.1.9. Сводная номенклатура дел строится так, чтобы
расположение ее разделов и дел в них соответствовало действующим
положениям о структурных подразделениях, а также другим
документам, определяющим его организационную структуру и
направления деятельности.
4.1.10. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале предшествующего ему года.
4.1.11. Сводная номенклатура дел пересматривается не реже чем
раз в 5 лет. В случае коренного изменения структуры Администрации
она составляется, согласовывается и утверждается заново.
4.1.12. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается руководителем аппарата и вводится в
действие с 1 января нового календарного года.
4.1.13. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах.
Первый экземпляр хранится в Отделе делопроизводства, второй -
используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий -
находится в Архивном отделе в качестве учетного документа.
4.1.14. Сводная номенклатура дел согласовывается заведующим
Архивным отделом, подписывается заведующим Отделом
делопроизводства и после одобрения экспертной комиссией
Администрации утверждается руководителем аппарата.
4.1.15. Структурные подразделения получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе после
утверждения номенклатуры дел.
4.2. Основные требования к формированию дел.
4.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.2.2. Формированием дел в Администрации и ее структурных
подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство,
назначенные руководителем.
4.2.3. Контроль за правильным формированием дел в Администрации
и ее структурных подразделениях осуществляется заведующим Архивным
отделом.
4.2.4. Формирование дел должно отвечать следующим основным
требованиям: оперативности обработки и поиска документов,
надежности документационного обслуживания, сохранности документов.
4.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
- в дела помещать документы, по виду и содержанию
соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.
- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
- документы постоянного и временного сроков хранения
подшиваются в разные дела;
- группировать в дела документы одного календарного года (за
исключением переходящих дел);
- в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики;
- сформированное дело не должно превышать 250 листов (если дело
превышает установленные нормы, следует формировать документы,
относящиеся к данному делу, в два или несколько томов под одним и
тем же индексом).
- документы внутри дела располагаются в хронологической
последовательности.
4.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения,
инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются
приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то
их группируют в самостоятельные дела.
4.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются
отдельно от распоряжений по личному составу.
4.2.8. Распоряжения оперативного характера (о командировках,
отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
4.2.9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления.
4.2.10. Протоколы в деле располагаются в хронологическом
порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
4.2.11. Предложения, заявления и жалобы граждан и все документы
по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно в
соответствии с учетной классификацией.
4.2.12. Переписка группируется, как правило, за период
календарного года и систематизируется в хронологической
последовательности, документ - ответ помещается за документом -
запросом.
5. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ
ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
5.1. Подготовка использованных документов к хранению является
завершающим этапом процесса делопроизводства.
5.2. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию осуществляется ежегодно работниками структурных
подразделений Администрации, ответственными за делопроизводство,
при методической помощи заведующего Отделом делопроизводства.
5.3. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию включает: экспертизу научной и практической ценности
документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности
документов, передачу дел в архив.
5.4. Экспертиза ценности документа
5.4.1. Для определения исторической и практической ценности
документов производят экспертизу их ценности.
5.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а
также для контроля и оказания методической помощи в проведении
экспертизы ценности документов Администрации создается постоянно
действующая экспертная комиссия.
5.4.3. Экспертная комиссия Администрации создается
распорядительным документом из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее трех человек.
5.4.4. Члены комиссии должны знать функции, структуру и
организацию делопроизводства, состав и содержание документации
Администрации.
5.4.5. Экспертная комиссия работает в соответствии с
утвержденным руководителем аппарата Положением, в котором
определяются ее функции, права и порядок организации работы.
5.4.6. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по
номенклатуре дел ежегодно экспертной комиссией. При проведении
экспертизы ценности документов в структурных подразделениях
осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения
(до 10 лет) для передачи в архив, отбор документов с временными
сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных
подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли (в том числе с отметкой "До
минования надобности").
5.4.7. Экспертизу ценности документов при отборе их на
государственное хранение проводит заведующий Архивным отделом под
методическим руководством Государственного архива по Тульской
области.
5.4.8. По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив
каждого заголовка дела делается соответствующая отметка.
Например: уничтожено 02.04.93,
передано в архив по описи 04.02.93 и т.п.
Каждая запись визируется руководителем подразделения.
5.5. Оформление дел.
5.5.1. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года.
5.5.2. Оформление дел осуществляется ответственными за
делопроизводство структурного подразделения при методической
помощи и под контролем заведующего Отделом делопроизводства.
5.5.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному
оформлению, которое предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа - заверителя дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи
документов;
- оформление реквизитов обложки дела.
5.5.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в
скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без
нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
5.5.5. Все документы, сформированные в дела постоянного
хранения и по личному составу, должны подшиваться в твердую
обложку или переплетаться.
Документы должны подшиваться таким образом, чтобы обеспечивать
возможность свободного чтения текста, дат, виз и резолюций.
5.5.6. Для обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в
развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу. Листы
внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
5.5.7. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела
по установленной форме.
Последующие изменения в составе и состоянии дела (недосдача
документов, присоединение новых, замена подлинных документов
копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на
соответствующий акт.
5.5.8. Для учета документов, подлежащих передаче в архив,
составляется внутренняя опись документов дела.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи
документов, то составленная по установленной форме опись
подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.5.9. Обложки дел постоянного и временного хранения
оформляются по установленной форме.
Заголовок и номер дела на обложку переносятся из сводной
номенклатуры дел. Номер дела целесообразно проставлять и на
корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их
хранения.
5.6. Составление описей дел.
5.6.1. На завершенные дела постоянного хранения и по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии
с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
5.6.2. Описи дел структурных подразделений составляются
работниками, ответственными за документацию, под непосредственным
методическим руководством заведующего Отдела делопроизводства.
5.6.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения
и дела по личному составу. На дела временного хранения описи не
составляются.
5.6.4. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре.
Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать
заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
5.6.5. Описи дел структурных подразделений Администрации
составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем
подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство. Один
экземпляр описи вместе с документами передается в архив, второй
экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в
подразделении.
5.6.6. На основании описей дел структурных подразделений
заведующий Архивным отделом составляет годовой раздел сводной
описи дел Администрации.
5.7. Подготовка и передача документов в архив
5.7.1. Передача дел на архивное хранение осуществляется по
графику, составленному заведующим Архивом отделом, согласованному
с руководителями структурных подразделений и утвержденному
руководителем аппарата.
5.7.2. В архив передаются дела постоянного, временного хранения
и по личному составу. Их передача производится только по описям.
5.7.4. По истечении срока хранения дел в структурных
подразделениях документы постоянного хранения передаются в архив.
Дела временного хранения могут находиться на хранении в
соответствующих структурных подразделениях Администрации.
5.7.5. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются по акту.
5.8. Обеспечение сохранности документов.
5.8.1. С момента заведения и до сдачи в архив дела хранятся в
рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели
помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы канцелярского типа
и ставят корешками наружу. Шкафы должны обеспечивать сохранность
документов, их пыле- и солнцезащиту.
5.8.2. Для обеспечения сохранности и работы с документами
помещение, в которых хранятся архивные документы ведомственного
архива должно быть изолированным от других помещении, сухим,
отвечать действующим противопожарным нормам. Архивохранилища
оборудуются стеллажами или шкафами.
5.8.3. Ответственность за сохранность документов в структурных
подразделениях Администрации возложена на руководителей
структурных подразделений.
5.8.4. Ответственность за обеспечение сохранности принятых на
хранение в Архивный отдел документов возложена на заведующего
Архивным отделом.
5.9. Использование документов архива.
5.9.1. Использование документов, хранящихся в Архивном отделе,
подготовка архивных справок, копий и выписок осуществляется в
соответствии с установленным порядком.
5.9.2. Учет выдаваемых дел и копий документов осуществляется по
журналу выдачи дел.
5.9.3. Дела, хранящиеся в архиве, выдаются во временное
пользование структурным подразделениям.
На выданное дело заполняют карточку - заместитель, в которой
указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, его
номер, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица,
получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
5.9.4. Выдача копий документов сторонним организациям
производится с разрешения руководителя аппарата.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно
лишь в исключительных случаях, например, по требованию судебно -
следственных органов, с разрешения руководителя аппарата. При этом
в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и
акт о причинах изъятия подлинника.
Заместитель главы
муниципального образования -
руководитель аппарата
Н.Н.ЕРЕМИНА
|
